DX（デジタルトランスフォーメーション）で最も関心が高いのは、業(yè)務(wù)の効率化です。デジタルの力で経営革新するといっても、個(gè)別具體的にはITによる業(yè)務(wù)改善を図り生産性向上を推進(jìn)するのがDXにとって「はじめの一歩」。今回は不動(dòng)産業(yè)務(wù)の効率化について考えます。

契約の電子化に著手する

不動(dòng)産業(yè)務(wù)の効率化といえば、契約書(shū)類(lèi)の電子化がまず挙げられるでしょう。2022年5月に宅地建物取引業(yè)法（宅建業(yè)法）の改正法が施行されました。デジタル改革関連法整備の一環(huán)として改正されました。これにより不動(dòng)産取引における重要事項(xiàng)説明書(shū)の作成およびその説明や賃貸契約、売買(mǎi)契約など契約書(shū)類(lèi)の電子化や押印の廃止が認(rèn)められたことで、ペーパーレス化が一気に進(jìn)むことになりました。

不動(dòng)産は貸主と借主、売主と買(mǎi)主など各種の取引態(tài)様において多くの取り決めや手続きを踏んだうえで契約成立に至ることから、契約書(shū)類(lèi)は他の産業(yè)にも増して複雑かつ多種類(lèi)にわたっています。このため業(yè)務(wù)の性格上紙の書(shū)類(lèi)が多くなり、書(shū)類(lèi)の保管も重要な仕事になります。こうした一連の契約書(shū)関連業(yè)務(wù)で電子化が認(rèn)められたことで、不動(dòng)産業(yè)務(wù)の効率化は加速しています。

契約の電子化は、電子契約システムの導(dǎo)入が近道です。しかし市販のソフトを購(gòu)入して稼働させるにしても、手作業(yè)で行ってきた従來(lái)の事務(wù)処理の手順の見(jiàn)直しをすることが不可欠です。賃貸契約の場(chǎng)合、入居希望者とオンラインで記載できるように申込書(shū)などの書(shū)類(lèi)を電子化します。重要事項(xiàng)説明書(shū)は既存の書(shū)類(lèi)をPDF化し「IT重説」を作成します。「IT重説」の説明は相手と會(huì)話しながら対応することになるので、ビデオ通話ツールなどを使って口頭で説明できるよう必要な機(jī)器を準(zhǔn)備します。

業(yè)務(wù)ルールの設(shè)定は企業(yè)ごとに作り込む必要があります。賃貸契約書(shū)の內(nèi)容を複數(shù)部署でチェックする場(chǎng)合、どの部署にどんな順?lè)切肖Δ韦￥蓼骏榨ˉぅ牖丹欷侩娮悠跫s書(shū)のアクセス権とその範(fàn)囲（アクセスできる社員の範(fàn)囲）を決めておきます。また押印に代わり電子署名を採(cǎi)用します。

契約書(shū)類(lèi)の電子化は相手がいることですので、紙ベースの契約方法を殘しておくことも必要でしょう。通信環(huán)境の不具合など不測(cè)の事態(tài)に備えておきます。システム化によって顧客を失うのは本末転倒ですから、デジタルは決して萬(wàn)能ではないことを覚えておかなければなりません。

デジタル営業(yè)支援ツールの活用

売買(mǎi)物件は高額物件だけに、契約が成立するまで一定の時(shí)間を要します。一般に売買(mǎi)仲介では、問(wèn)い合わせは購(gòu)入の意思がある人が多いので成約率は高いといわれています。それだけに見(jiàn)込み客に対して長(zhǎng)く接點(diǎn)を持つことが重要になってきます。こうした見(jiàn)込み客のことを追客（ついきゃく）と呼びますが、成約するまでの追客営業(yè)の支援をシステム化すれば、業(yè)務(wù)効率は向上するでしょう。

一方賃貸物件においては契約前、契約後ともに顧客の管理は重要な業(yè)務(wù)です。契約前には見(jiàn)込み客へのアプローチと問(wèn)い合わせ対応、さらに內(nèi)見(jiàn)などの業(yè)務(wù)が発生します。契約後は家賃管理、物件の維持管理も含めれば実に多種多様な業(yè)務(wù)が発生します。不動(dòng)産業(yè)務(wù)は売買(mǎi)または賃貸（入居希望）の見(jiàn)込み客に対する営業(yè)アプローチから契約後の賃貸管理まで多種多様ですから、企業(yè)規(guī)模に応じてシステム化の範(fàn)囲をあらかじめ決めて対応することが肝心です。

不動(dòng)産の営業(yè)支援（顧客管理）システムは、「物件」「顧客」「契約」の3つの業(yè)務(wù)管理で構(gòu)成されます。「契約」は前述しましたので、ここでは物件と顧客について考えます。まず、保有する不動(dòng)産の物件を自社サイトに登録し、既存データを畫(huà)像と共に取り込み不動(dòng)産ポータルサイトと連動(dòng)させます。次に各サイトからの反響を集計(jì)?分析し営業(yè)の現(xiàn)狀を全體把握します。賃貸業(yè)向けでは最近、數(shù)多くの不動(dòng)産ポータルサイトにおける自社物件の反響を一括して自動(dòng)で取り込むクラウドサービスも登場(chǎng)しています。

しかしサイト管理だけで成約にこぎつける保証はありません。ビデオ通話ツールを使ったオンラインでの接客も検討します。畫(huà)面上に物件の映像や資料を表示したうえで會(huì)話をやり取りすることで顧客との親近感が生まれ、成約率の向上に結(jié)び付く可能性があります。このツールは社內(nèi)のビデオ會(huì)議としても運(yùn)用できるので、導(dǎo)入する価値は高いと思われます。

SNSでの営業(yè)支援も重要です。近年はインターネットツールといえばスマートフォンが圧倒的です。パソコンのメールチェックはしなくてもLINEは開(kāi)封するという人が増えており、顧客とのレスポンス（反応）を高めるにはLINEなどSNSとの連攜は不可欠でしょう。SMS（ショートメッセージ）との連攜も同様です。

スマートフォンを手放さない若い世代は、不動(dòng)産業(yè)界にとって將來(lái)における大きな「追客」です。スマートフォンを介して必要なときにコミュニケーションをとることが可能です。自社の會(huì)員として登録してもらえば、「マイページ」に検索や過(guò)去に提案した物件の履歴などの情報(bào)が殘ります。またチャットによる會(huì)話機(jī)能を?qū)毪工欷小⒀杆伽史敌扭錁I(yè)務(wù)効率の改善にも繋がると思われます。

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