コラム No.130-3不動(dòng)産DX入門（3）デジタル化への環(huán)境整備
公開日：2022/06/30
DX（デジタルトランスフォーメーション）は業(yè)務(wù)効率化と顧客サービスの改善が2大テーマ。デジタルの力で効率的に業(yè)務(wù)を遂行するには、紙文化からの脫卻を図ることが不可欠。DXを推進(jìn)する人材の発掘や確保も重要です。
紙文化が根強(qiáng)い不動(dòng)産業(yè)界
不動(dòng)産は高額で権利関係も複雑なことから、売買や譲渡などの契約書や権利書といった紙の文書が1つの物件で數(shù)多く存在します。個(gè)人で住宅を購(gòu)入するケースを考えても、購(gòu)入申込書から売買契約書、重要事項(xiàng)説明書、抵當(dāng)権設(shè)定契約書などがあります。不動(dòng)産を売買する側(cè)からみれば、こうした書類を作成し控えを保管するだけでも大変な労力が必要です。また、最近では減少傾向にあるFAX（ファクシミリ）も、この業(yè)界では依然として使用頻度が高いともいわれています。
ことほどさように不動(dòng)産業(yè)界には紙文化が定著しています。銀行など金融業(yè)界と同様、不動(dòng)産業(yè)界は顧客の大切な資産を売買?管理?運(yùn)用するので、萬(wàn)が一にも業(yè)務(wù)処理に過(guò)誤は許されません。このため長(zhǎng)い間「紙の文化」が続いてきました。DXはこうした文化から抜け出すことが不可欠です。
長(zhǎng)期計(jì)畫で電子化に移行させる
わが國(guó)では、伝統(tǒng)的に情報(bào)の保管媒體として「紙」が重要視されてきました。証明書や帳票?伝票に押印し、內(nèi)容の正當(dāng)性を証明する文書価値は唯一無(wú)二のもので、そうした書類の存在は関連法規(guī)で保存期間が明記されるなど、「紙文化」は法律によってその価値が裏付けられてきたのです。しかしデジタル化が進(jìn)み、また産業(yè)界の電子データ化を推進(jìn)する國(guó)の方針もあり、紙の文化から脫卻することは企業(yè)経営において避けて通ることはできません。
紙にデータを長(zhǎng)期的に殘していては劣化のリスクがあります。早期に電子データに移行する必要があります。ただ、長(zhǎng)年の商習(xí)慣を一気に変えることはそう簡(jiǎn)単ではありません。紙文化と電子データのメリットとデメリットを理解し、デジタル化を進(jìn)めることが肝要です。紙によるデータ保存は、電子データに比べて1枚で全體を閲覧できる一覧性を維持したうえで持ち運(yùn)びできます。しかし紙は劣化するので長(zhǎng)期保存には不向きです。また書類が増えれば増えるほど保管場(chǎng)所を拡充する必要が出てきます。
図：紙と電子データの比較
一方、電子データは紙代やインク代を削減でき、ファイリングの手間が省けます。なにより、印紙代を削減できるは大きなメリット。劣化することはなく、保管スペースはパソコンやサーバがあれば済むので省スペース化が実現(xiàn)でき、紛失のリスクが大幅に低減します。また必要なデータを探す際にも、電子データは検索性に優(yōu)れています。検索機(jī)能はデータファイル（ペーパーレス）の最大のメリットのひとつで、業(yè)務(wù)効率化に貢獻(xiàn)することが期待できます
電子データの移行は慣れてしまえば難しいことではありません。しかし、実行に移す際には強(qiáng)い抵抗を受けることもあるでしょう。紙に慣れ親しんできた根強(qiáng)い企業(yè)文化（風(fēng)土）があります。DXは経営層の意識(shí)改革が最重要課題ですが、紙文化からの脫卻は経営陣に対するDX第一の関門といえるかもしれません。
ですから、紙からデジタルデータへの移行というペーパーレスを推進(jìn)し定著させる機(jī)運(yùn)が広がれば第一段階は終了と言えるかもしれません。
しかし、ペーパーレス化は、タブレット端末など必要なIT機(jī)器の購(gòu)入だけで終わるものでもありません。特に不動(dòng)産業(yè)界においては、紙をベースとした業(yè)務(wù)プロセスが定著していますので、本來(lái)であれば、業(yè)務(wù)プロセス自體の見直しも必要です。デジタル化することで、不必要となるプロセスも見定め、業(yè)務(wù)全體の大きな効率化を目指す必要があるでしょう。
不動(dòng)産業(yè)界で進(jìn)むデジタル化の環(huán)境整備
システム対応が遅れているといわれてきた不動(dòng)産業(yè)界では近年、急ピッチでデジタル化に向けての環(huán)境整備が進(jìn)んでいます。重要事項(xiàng)説明書の電子データ化いわゆる「IT重説」は2017年10月に不動(dòng)産の賃貸取引で始まりましたが、2021年4月から売買取引にも拡大されました。全國(guó)の土地?建物に識(shí)別番號(hào)を付けて不動(dòng)産情報(bào)の一層のデジタル化を促進(jìn)させる「不動(dòng)産ID」も速ければ今年中にも創(chuàng)設(shè)される予定です。
賃貸住宅の不動(dòng)産仲介では現(xiàn)地視察をしないVR（バーチャルリアリティ）內(nèi)見の導(dǎo)入が増え、賃貸住宅の視察における業(yè)務(wù)合理化が進(jìn)んでいます。建築関連では、ITを活用して建築における計(jì)畫?調(diào)査?設(shè)計(jì)?施工?管理の全ての段階で3次元モデルを組み立て、情報(bào)を共有しながら工程を進(jìn)めていくツール「BIM」が注目されるなど、官民一體となって不動(dòng)産業(yè)界のデジタル化が進(jìn)んでいます。
